X-Life Cycles: Adaptive or Predictive?

X-Life Cycles

(Adaptive vs Predictive)

Hoàng Sỹ Quý, PMP, PMI ACP

MỤC ĐÍCH

Việc hiểu, lựa chọn và xây dựng project life cycle, hay development life cycle là rất quan trọng trong quản lý dự án. Nếu làm không tốt hay không làm thì sẽ đồng nghĩa với việc bạn sẽ mang về cho dự án của mình nhiều khó khăn, phiền phức, rủi ro và tất nhiên là giảm khả năng thành công của dự án. Trong khi trên internet, hàng ngàn bài viết về chủ đề này, nhưng thú thực càng đọc càng rối.

Vậy XLifeCycles là gì? (Product Life Cycle, Project Life Cycle, Development Life Cycle, Adaptive Life Cycle, Predictive Life Cycle, Hybrid life cycle, Agile life cycle). Khi nào dung cái nào?

Mục đích chính của tài liệu này là để giúp mọi người hiểu hơn và thêm thông tin để trả lời câu hỏi trên.

Notes: Đây là vấn đề phức tạp, nên trong tài liệu ngắn không diễn tả hết được mọi khía cạnh của nó. Nên ai có câu hỏi thì comments hay gởi email và mình sẽ cố gắng tối đa có thể để cung cấp thêm thông tin trong khả năng có thể.

PROJECT LIFE CYCLE

Là một một hay nhiều giai đoạn (Phase) mà một dự án sẽ đi qua từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc dự án. Một cách nôm na, Project Life Cycles là một cách nhằm “Chia để trị”.

Một dự án thường để giải quyết một vấn đề lớn, phức tạp. Trước khi giải quyết nó, ta phải tìm ra chiến lược nào đó để “chia nhỏ” để dễ dàng hơn, hiệu quả hơn trong quản lý, quản trị hay thực thi dự án.

Có rất nhiều cách định nghĩa Project Life Cycles, tuy nhiên, tất cả đều có thể biến động trong khoảng từ Predictive (Plan Driven) to Adaption (Change Driven).

Project life cycle thường được xác định dựa vào một số yêu tố như:

·         Đặc thù sản phẩm đầu ra

·         Mức độ thay đổi yêu cầu trong quá trình vận hành dự án

·         Kinh nghiệm của đội dự án về các vấn đề kỹ thuật liên quan trong dự án

·         Yêu cầu sử dụng tri thức từ đội dự án trong việc phát triển yêu cầu, giải pháp, business value trong quá trình thực hiện dự án

Predictive Life Cycles: Với loại hình này, Scope phải được xây dựng và cố định (fixed, baseline) còn các yếu tố khác sẽ được estimate sau đó như time, cost hay quality (thường cost cũng đã được fixed).

Chuẩn hay framework để quản lý loại life cycle này có thể kể đến như PMP (5 process groups, 10 KAs, 49 processes), CMMI: chủ yếu dựa trên nguyên tắc waterfall

Adaptive Project Life Cycle (Agile): Với loại hình này, Time, Cost, Quality được cố định. Scope là biến động và sẽ được xây dựng, phát triển dần trong quá trình thực hiện dự án. Tiến trình này cần sự phản hồi nhanh, sự sáng tạo cũng như tri thức của tất cả thành viên tham gia dự án.

Chuẩn hay framework để quản lý loại life cycle này có thể kể đến như Agile (Scrum, XP, Kanban, Lean…), Scaled Agile (Safe, S@S)...

Những dự án phức tạp, cần sự sáng tạo trong quá trình phát triển dự án, yêu cầu được cho hay được mong đợi là sẽ thay đổi thường xuyên

Các dự án có độ phức tạp cao (Không thể làm rõ REQs từ đầu dự án), các dự án nghiên cứu, các dự án start-up, các dự án triển khai hệ thống hay giải pháp công nghệ thông tin là phù hợp với Adaptive Life Cycle

Sau đây là vài hình ảnh minh họa về Project Life Cycles

 

PREDICTIVE PROJECT LIFE CYCLE

Scope (fixed), time và cost (fixed) được xác định sớm ngay những giai đoạn đầu của dự án. Bất cứ thay đổi nào trên scope (baseline) sẽ được quản lý chặt chẽ (Integrated Change Control process)

Muốn dùng được loại hình này, yêu cầu, giải pháp cho dự án hay cho product phải được làm rõ và baseline sớm ngay từ đầu dự án.

Các dự án như xây dựng cầu, đường, một số dự án CNTT… có yêu cầu đầu vào rõ ràng hay ít nhất có khả năng làm rõ và chốt với các bên liên quan ngay từ lúc lập kế hoạch dự án.

Predictive Life Cycle còn được gọi là Water Fall Life Cycle

ADAPTIVE PROJECT LIFE CYCLE

Adaptive Life Cycle có thể là Iterative (lặp), Incremental (Tăng trưởng), hay Agile (Lặp và Tăng trưởng)

1.      Iterative Life Cycle: Project scope thường được xác định đủ ngay từ đầu dự án. Nhưng time và cost thì sẽ được xác định trong quá trình chạy từng Iteration (không nhất thiết phải xác định từ đầu).
Để hoàn thiện tất cả deliverbles cho dự án, dự án sẽ chạy qua nhiều vòng hay chu trình (iterations), mỗi vòng dự án sẽ hoàn tất một phần hay một ít kết quả trung gian hướng tới deliverable của dự án.
Lưu ý: Kết thúc iteration: Kết quả có thể là kết quả trung gian có thể là final shippable products. Các dự án dạng R&D sẽ rất phù hợp để áp dụng loại hình này.

2.      Incremental Life Cycle: Sản phẩm đầu ra của dự án được hình thành qua một dãy các chu trình (iterations), mỗi chu trình thường được xác định trong một khoảng thời gian nhất định (2 tuần, 3 tuần…) khi kết thúc một chu trình một phần sản phẩm (dung được bởi end user – shippable product) được hình thành và cộng thêm vào tổng sản phẩm đã hoàn tất của dự án

Như vậy, Adaptive life cycles cũng là agile, iterative, or incremental. Việc phát triển chi tiết scope chỉ được thực hiện và approve trước mỗi iteration (Sprint). Loại hình này còn được gọi là agile or change-driven life cycles.

PRODUCT LIFE CYCLE

Vòng sống 1 product là một dãy gồm nhiều giai đoạn của 1 sản phẩm (e.g: Iphone, Xe CRV, Boeing 787) từ khi có ý tưởng, nghiên cứu khả thi, cho đến khi đưa ra và phát triển thị trường, thời kỳ thịnh hành, và suy thoái.

PROJECT MANAGEMENT LIFE CYCLE

Project Management Life Cycle không còn được đề cập trong PMBOK V6. Hay có thể xem là các giai đoạn cần làm trên góc độ quản lý dự án

Lưu ý: Mọi người vẫn hay nhầm lẫn project life cycle và project mannagement life cycle nhưng thực chất nó hoàn toàn khác nhau.

Project life cycle là duy nhất. Mỗi phase là riêng biệt có những outputs (deliverables) hoàn toàn khác nhau trong khi project management life cycle có thể lặp lại trong từng phase của project (5 nhóm quy trình được viết trong PMBOK được lặp lại trong từng phase của project life cycle)

Hãy xem hình sau:

DEVELOPMENT LIFE CYCLE

Một project life cycle có thể có nhiều giai đoạn (Phases). Trong đó, thường có 1 hay 2 phases là để xây dựng sản phẩm (Xây dựng phần mềm, xây dựng tòa nhà…)

Development life cycle là một hay nhiều giai đoạn (development phases), trong 1 phase của dự án, cần trải qua để xây dựng sản phẩm nào đó.

Ví dụ: REQ-> DE-> Code-> Test-> Deliver để hoàn thiện phần mềm mát tính. Việc hoàn thiện phần mềm máy tính này được thực hiện trong 1 phase nào đó của 1 của dự án.

Development Life Cycle cũng có thể Predictive/Adaptive như project life cycle

Development Life Cycle thì thường đặc thù và dùng chung cho ngành (Phần mềm, Xây dựng…)

Sau đây là một số ví dụ về Development Life Cycle:

PHÂN BIỆT SỰ KHÁC NHAU GIỮA CÁC LOẠI LIFE CYCLES

Product Life Cycle	Project Life Cycle	Development Life Cycle
The series of phases that represent the evolution of a product, from concept through delivery, growth, maturity, and to retirement	The series of phases that a project passes through from its start to its completion	Within a project life cycle, there are generally one or more phases that are associated with the development of the product, service, or result
·         Vòng sống 1 product. Từ khi có ý tưởng, nghiên cứu khả thi, cho đến khi đưa ra và phát triển thị trường, thời kỳ thịnh hành, và suy thoái ·         Thường vòng sống product là rất dài, như sản phẩm I Phone có vòng sống 10 đến 20 năm ·         Vòng sống sản phẩm là như nhau với mọi sản phẩm ·         Product manager, porfolio manager, Business Director  là người quản trị vòng sống của product	·         Vòng sống của project là các giai đoạn (phases) mà một project trải qua ·         Thường vòng sống project ngắn (một product có thể cần nhiều projects) ·         Được định nghĩa và quản lý bởi trưởng dự án (PM) ·         Vòng sống dự án khác nhau tùy thuộc domain của project. Ví dụ dự án xây dựng có thể có project life cycle khác vòng sống của dự án phần mềm ·         Vòng sống dự án có thể nối tiếp, có thể chồng lắp (overlaping) ·         Lưu ý: Thường năm nhóm quy trình trong PMBOK được lặp lại 1 lần trong mỗi phase trong project lifecycle	·         Trong các phases của một dự án có thể có phase liên quan việc xây dựng sản phẩm: Xây dựng phần mềm, xây cầu, xây nhà… ·         Để xây dựng nên sản phẩm, ta cần định nghĩa development life cycle để có hiệu quả trong quá trình xây dựng ·         Development Life Cycle có thể là waterfall (thác nước, iterative (lặp), incremental (tăng trưởng) iterative and incremental (Lặp và tăng trưởng) hay còn gọi Agile, Adaptive life cycle

Đặc tính của Project Life Cycle
Predictive	Iterative - Incremental	Agile
Yêu cầu (REQs) được làm rõ và baseline trước khi xây dựng sản phẩm	Yêu cầu được phát triển theo kiểu “cuốn chiếu”, sau từng lần lặp trong suốt quá trình thực thi dự án	Yêu cầu được phát triển thường xuyên liên tục trong quá trình phát triển dự án
Lập kế hoạch một lần từ đầu cho tất cả deliverables. Deliver 1 lần, thường ở cuối dự án	Deliver sản phẩm (trung gian hay một phần hoàn thiện sản phẩm dự án) sau mỗi lần lặp (iteration).	Deliver từng phần customer-valued subsets thường deliver sau mỗi Sprint/Iteration 2-4 tuần
Thay đổi được hạn chế, được kiểm soát chặt chẽ	Thay đổi được đáp ứng và thích nghi sau mỗi lần lặp	Thay đổi được đáp ứng và thực hiện theo thời gian thực
Các bên liên quan quan trọng (Key stakehplders) thường tham gia vào đầu, cuối hay những milestones cụ thể	Stakeholders tham gia định kỳ sau mỗi khoảng thời gian (iteration)	Stakeholders tham gia thường xuyên liên tục trong quá trình vận hành dự án
Rủi ro và chi phí được kiểm soát bảng kế hoạch chi tiết cho dự án với những thông tin biết trước	Rủi ro và chi phí được kiểm soát thông qua việc cập nhật kế hoạch sau mỗi lần lặp (iteration) và trên cơ sở hiểu biết mới nhất	Rủi ro và chi phí được kiểm soát liên tục và ngay khi có phát sinh trong quá trình phát triển yêu cầu

Phân biệt giữa các loại Life Cycles tiêu biểu
Loại Life Cycle	Yêu Cầu cho project hay product (REQs)	Thời điểm thực hiện	Tần suất chuyển giao sản phẩm	Mục tiêu chính
Predictive	Cố định (fixed) ngay từ đầu dự án	Thực hiện 1 lần trong dự án (đầu dự án)	Một lần, cuối dự án	Quản lý chi phí
Iterative	Biến động, thay đổi trong quá trình làm dự án	Lặp lại, thực hiện trong suốt quá trình dự án	Một lần, cuối dự án	Đảm bảo tính đúng đắn của giải pháp
Incremental	Biến động trong quá trình làm dự án	Thực hiện mỗi lần cho mỗi chu trình	Từng ít một, hoàn thiện sau mỗi lần lặp	Tăng tốc độ  delivery
Agile	Biến động trong quá trình làm dự án	Lặp lại, thực hiện trong suốt quá trình dự án	Từng ít một, hoàn thiện sau mỗi lần lặp	Giá trị mang lại cho khách hàng

Kết luận: Bài viết này đã  làm rõ XLifeCycle là gì. Đặc điểm của từng loại. Khi nào nên chọn loại nào để tang hiệu quả quản lý dự án của bạn

Rất mong có nhiều ý kiến đóng góp để hoàn thiện hơn tài liệu này, mong các bạn liên lạc với tác giả theo thông tin liên lạc sau đây

Quy Hoang PMP, PMI-ACP |PM Trainer| Agile Coach | PMO Manager

Email: hoangsyquy@gmail.com|Mobile: +84-908 106 080 | Skype: hoangsyquy